Assistant de direction H/F laboratoire pharmaceutique (IDF)

Nous recherchons pour l’un de nos clients, un laboratoire en industrie pharmaceutique, un Assistant de direction en Ile-de-de-France.

Rôle

• Vous apportez un haut niveau de support administratif au Directeur Général et aux équipes terrain. Vous assurez le lien avec l’ensemble de l’organisation en faisant preuve à la fois de discrétion et de fortes compétences relationnelles et de communication.
• Votre rôle est clef, en tant que premier point de contact pour les intervenants internes et externes, et très polyvalent, couvrant des missions d’office management, de support à la force de vente, de DMOS et Transparence des liens.

Vos principales missions :

Office management :

• Administration générale et gestion des bureaux (traitement du courrier, commande de fournitures, coordination des installations, téléphonie…)
• Premier point de contact pour les clients internes et les prestataires externes
• Organisation de l’accueil des nouveaux arrivants, incluant la commande des équipements de bureau et les tâches administratives pour préparer leur arrivée ; présentation des règles internes (voitures, téléphones, process administratifs)

Gestion des contrats et des commandes :

• Mise en concurrence et gestion des fournisseurs, négociation des devis, gestion des engagements de dépenses et des bons de commande
• Liaison avec le service juridique pour la mise en place des contrats et le cahier des charges
• Gestion des commandes fournisseurs et suivi avec les tiers
• Gestion des factures et suivi avec la comptabilité

Support à l’équipe de ventes :

• Support administratif à l’équipe de ventes sur toute question
• Organisation pratique des événements internes (aspects logistiques, réservation d’hôtels et de transport, organisation des repas…)
• Veiller à ce que tout événement terrain (RP, staff, réunion) soit mis en œuvre dans le respect de la Loi Anti-Cadeaux ; mettre en place un fichier de suivi des événements par zone géographique

DMOS et Transparence des liens :

• En collaboration avec le prestataire externe

Support administratif pour veiller à l’application des règles DMOS lors de l’organisation des symposiums et des congrès :

• Veiller à ce que tout événement ou activité fasse l’objet d’un contrat et d’une déclaration
• Contrôler les éléments d’hospitalité (feuille d’émargement, lettre d’invitation, programme, liste des clients invités)
• Gérer les contrats d’orateurs

Le profil recherché :

• BTS/DUT Assistanat
• Expérience de 3 ans minimum dans l’industrie pharmaceutique
• Connaissance de la réglementation pharmaceutique (DAC….)

Informations complémentaires

• Type de contrat Freelance
• Secteur d’activité Pharma
• Localisation Ile-de-France
• Spécialité Pharma
• Salaire Selon le profil

Pour répondre à cette offre emploi

Transmettez votre candidature à cavialel.56509.2875@haysfrance.aplitrak.com en indiquant la référence du poste “1348988//2875” dans l’objet de votre email